Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

Содержание
  1. Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
  2. Образец заполнения Авансового отчета
  3. Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
  4. Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
  5. Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
  6. Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
  7. Оплата контрагенту в авансовом отчете
  8. Формирование бланка Авансовый отчет в 1С
  9. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  10. Как выдаются подотчетные средства
  11. Порядок выдачи подотчетных сумм
  12. Что изменил закон о применении ККТ
  13. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  14. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  15. Изменения с 1 июля 2019 года
  16. Помощник бухгалтера в 1С
  17. Выдача наличных денежных средств из кассы
  18. Выдача безналичных денежных средств
  19. Выдача денежных документов
  20. Сотрудник отчитывается
  21. Примеры авансовых отчётов из жизни
  22. Авансовый отчет по командировке
  23. Для чего нужен авансовый отчет
  24. Как заполнить авансовый отчет
  25. Какие документы прикладывают к авансовому отчету
  26. Когда нужно сдавать авансовый отчет
  27. Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя
  28. Нужно ли заполнять авансовый отчет при отменекомандировки
  29. Можно ли сдать авансовый отчет в электронномвиде
  30. Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц и с использованием платежных карт
  31. Статистика
  32. Бухучет подотчетных сумм для НКО
  33. Типовые проводки по 71 счету
  34. Пример бухгалтерских проводок на 71 счете
  35. Налоговый учет
  36. Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия
  37. Сроки сдачи авансового отчета
  38. Форма авансового отчета в 2021 году
  39. Как заполнить форму 0504505
  40. Переходим к заполнению

Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована. В данной статье мы разберем как оформлять авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8.3 пошагово на примере конкретных ситуаций.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Образец заполнения Авансового отчета

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

В шапке документа нужно указать:

  • от — дата составление авансового отчета;
  • Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим далее, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Изучить подробнее:

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
    • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет.

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

Изучить подробнее:

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
  • ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
  • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

  • командировка по РФ — 700 руб. в день;
  • командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

См. также:

Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Изучить подробнее:

Оплата контрагенту в авансовом отчете

Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

Изучить подробнее:

Формирование бланка Авансовый отчет в 1С

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

  • Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
  • Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
  • Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы. Результат может быть в виде:
    • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
    • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4). PDF

Печатные формы можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

Проверьте себя! Пройдите тест:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Помощник бухгалтера в 1С

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание – по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ “Выдача наличных”):

В виде операции указываем “Выдача подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом “Списание с расчетного счета”:

Также не забываем указать в виде операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ “Выдача денежных документов”:

А на закладке “Денежные документы” указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации – лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку – то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Авансовый отчет по командировке

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

Авансовый отчет — документ, с которым сталкиваетсякаждый командированный. Отвечаем на самые частые вопросыо его заполнении.

Для чего нужен авансовый отчет

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах,совершенных в связи с командировкой. Этот документсвидетельствует о целевом расходовании средств компаниии должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками,билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указатьв отчете и приложить к нему же в качестведоказательств.

Как заполнить авансовый отчет

Организация может использовать стандартную форму авансовогоотчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), илиразработать свой вид документа с соблюдением необходимыхреквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнениеунифицированной формы АО-1.

Бланк авансового отчета АО-1

Стандартный отчет состоит из двух страниц — лицевойи оборотной. На лицевой стороне указывают:

  • реквизиты организации; 
  • номер документа;
  • сведения о командированном (ФИО, должность,подразделение);
  • сумму аванса и расходов;
  • остаток или перерасход.

Если от выданных авансом средств есть остаток,командированный должен сдать их в бухгалтерию.Если же он потратил больше, чем предполагалось (приусловии, что траты были обоснованы и согласованы),то сумму перерасхода ему компенсируют — например,начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Верхняя часть лицевой стороны отчета:

У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) —о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этотквиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остаетсяу командированного.

На оборотной стороне находится таблица, в которойотмечают:

  • сумму выданного аванса,
  • сумму потраченных средств,
  • наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
  • номера счетов и субсчетов, по которым проводятсярасходы.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждаюткомандировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры,договор аренды и т.д. Для каждого документа прописываетнаименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанныев чеках и других документах, совпадали с даннымив таблице. Чеки и билеты должны быть прикрепленык отчету.

Авансовый отчет распечатывают в одном экземпляре.Командированный должен поставить свою подпись на оборотнойстороне отчета под таблицей — это его называют «подотчетнымлицом».

Отчет после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер,а затем документ утверждает руководитель компании (подписьвверху страницы).

Какие документы прикладывают к авансовому отчету

Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс купленыонлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать.При покупке на Туту оплату подтверждают два документа —электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД).

Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечататьдоговор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении,электронный чек, а также приложить служебную запискуоб использовании каршеринга. Подробнее мы писали в этой статье.

В случае с самолетом распечатка электронного билетане годится — нужно обязательно получить посадочный талонна стойке регистрации и потом приложить «корешок» талонак отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы,прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек,а если у владельца нет кассовой машины,то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от рукии заверенную печатью. Если командированный снимал частнуюквартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договори акт об оказанной услуге, в которых прописаны срокипроживания и сумма оплаты.

Когда нужно сдавать авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращенияиз командировки. Если сразу после командировки сотрудникуходит в отпуск или на больничный, то отчетон сдает в течение 3 рабочих дней после выходаиз отпуска или с больничного.

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Если командированный нарушил сроки сдачи отчета илине вернул остаток аванса, работодатель имеет право считатьвыданные средства задолженностью (статья 137 Трудового кодекса РФ) и удержать их из его зарплатыпо завершении месяца, следующего за месяцем,в котором работник должен был сдать отчет.

Нужно ли заполнять авансовый отчет при отменекомандировки

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средствана организацию командировки, то авансовый отчетнеобходимо оформить и вписать туда понесенные расходы.Подробный порядок описан в статье.Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказаоб отмене командировки.

Можно ли сдать авансовый отчет в электронномвиде

Авансовый отчет можно оформить не только в бумажном,но и в электронном виде. Об этоммы расскажем в другой статье.

* Данная статья носит информационный характери может не совпадать с мнением государственныхорганов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несетответственность за решения, принятые на основеинформации, представленной в статье.

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц и с использованием платежных карт

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка

Подписчиков 6.723 RSS

Ноябрь 2007
1 2 3 4
5 7 8 9 10 11
12 14 15 16 17 18
19 21 22 23 24 25
26 28 29 30

За последние 60 дней ни разу не выходила

Сайт рассылки: https://kcbux.ru/ Открыта: 05-04-2006

Автор Марина Ивановна

Статистика

6.723 подписчиков -2 за неделю

Все выпуски

Бухучет подотчетных сумм для НКО

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

На основании сданного отчета бухгалтер НКО оформляет расчеты с подотчетными лицами, проводки:

  • дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
  • дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на соответствующий счет учета;
  • дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

ДтКтОписаниеДокумент
7150Выданы средства наличными через кассуРасходный кассовый ордер
7151Перечислены средства на банковскую картуПлатежное поручение
7155Выданы средства со специальных банковских счетовБанковская выписка
7152Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую картуБанковская выписка
7150.3Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировкуРасходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

ДтКтОписаниеДокумент
5071Возврат средств сотрудником наличными через кассуПриходный кассовый ордер
5271Зачисление остатка средств на специальный банковский счетБанковская выписка
5571Зачисление остатка средств в иностранной валютеБанковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

ДтКтОписаниеДокумент
2071Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы
2371Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы
2871Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление бракаАвансовый отчет, подтверждающие документы
2971Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

ДтКтОписаниеДокумент
4471Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лицаАвансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

ДтКтОписаниеДокумент
1071Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицомАвансовый отчет
4171Поступили товары, приобретенные подотчетным лицомАвансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7151На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды2500 руб.Платежное поручение
1071Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.)2407 руб.Авансовый отчет, товарный чек
1971Отражена сумма НДС433 руб.Авансовый отчет, товарный чек
91.02.119НДС отражен в составе расходов433 руб.Авансовый отчет, товарный чек
7151На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств340 руб.Платежное поручение

Налоговый учет

В первую очередь нужно определить, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы также можно отнести на затраты. Согласно 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Представительские расходы могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 % от фонда зарплаты за расчетный период (ст. 264 НК РФ). Для налоговиков потребуются подтверждающие документы: распоряжение о проведении мероприятия, смета затрат, отчет о проведении мероприятия, акт на списание представительских затрат и т. д.

Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия

Авансовые отчеты какие документы можно принимать к учету

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

  • командировочные с учетом суточных;
  • представительские;
  • закупку товаров, работ или услуг;
  • расчеты с контрагентами;
  • и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

  1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
  2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

  1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
  2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
  3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
  4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
  5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Переходим к заполнению

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса. 

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства. Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход».

Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз.

Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник.

Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т.д. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов.

Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10. То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение.

Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

Скачать образец авансового отчета

В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Расчеты с наемными сотрудниками — это не только заработная плата и выданные в подотчет средства, есть и другие категории расчетов. Например, материальная помощь, займы, возмещение ущерба и так далее. Для их учета использую счет 73.

, Михаил Кобрин

Переводы в пути — это деньги, еще не зачисленные на счет компании, но которых в наличном или безналичном виде уже нет. Например, наличность сдали в кассу банка, но на расчетный счет деньги еще не зачислили. По сути, деньги у компании есть, но числятся они не в кассе и не на банковском счете, они учитываются как «переводы в пути». Для их учета используют счет 57.

, Елизавета Кобрина

Испорченные товары на складе, украденные материалы, потерянные при перевозке полуфабрикаты — все это попадает на счет 94. Его добавили в план счетов специально для отражения сумм потерь и недостач материалов, товаров, денег и других ценностей.

, Елизавета Кобрина

Знающий юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: