Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году

Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства! 

Новые сроки хранения документов 

Категория документации компанииВид документовСрок хранения
Бухгалтерский учетПервичная бухгалтерская документация
  • кассовые документы;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • платежные поручения, счета;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.
Не менее 5 лет
Регистры бухгалтерского учета:
  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.
Не менее 5 лет
Документы учетной политики:
  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.
Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетностьПостоянно
Аудиторские заключенияНе менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учетДокументы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случаеНе менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносамНе менее 6 лет
Счета-фактуры5 лет
Журнал учета счетов-фактурНе менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСНВ течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фондыДокументы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносовНе менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учетДокументы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года75 лет
Созданные после 2003 года50 лет
Коллективный договор организацииНе менее 10 лет
Штатное расписаниеПостоянно
График отпусковНе менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация. 

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. 

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75  лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 120 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение “Электронный архив” в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году

Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид

  • Должностные Профстандарт
  • Должностные по ЕКС
  • Должностные заместителей
  • Должностные администрации
  • Должностные учителей
  • Должностные персонала
  • Должностные лаборантов
  • Перечень должностных

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

  • Охрана труда администрации
  • Охрана труда учителя
  • Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
  • Охрана труда обслуживающего персонала
  • Вводный инструктаж для работников школы
  • Техника безопасности классного руководителя
  • Техника безопасности для учащихся
  • Инструктажи для учащихся
  • Охрана труда психолога
  • Техника безопасности в библиотеке
  • Охрана труда в школьной столовой
  • Перечень инструкций по охране труда в школе
  • Кабинет начальной школы
  • Кабинет физики
  • Кабинет информатики
  • Кабинет биологии
  • Кабинет химии
  • Кабинет технологии
  • Учебные мастерские
  • Спортивный зал
  • Кабинет ОБЖ
  • Кружки, студии, секции
  • Пожарная безопасность в школе
  • Инструктажи по пожарной безопасности в школе
  • Пожарная безопасность в ДОУ
  • по пожарной безопасности
  • Перечень инструкций по пожарной безопасности
  • Должностные инструкции для пришкольного лагеря
  • Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
  • Инструкции для школьного лагеря
  • Инструкции для детей пришкольного лагеря
  • Инструктажи для детей пришкольного лагеря
  • Положения ДОУ
  • Документация по коронавирусу
  • Журналы по охране труда
  • Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
  • Нормативные документы ОТ

Срок хранения документов в 2021 году

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 128-27-21
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

Перечень по срокам хранения документов в школах в 2021 году

18 февраля 2020 года руководитель Федерального Архивного Агентства (Росархива) подписал Приказ N 236 об обновлении списка типовой управленческой документации. Он изменяет нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета – налогового, кадрового и бухгалтерского. Рассмотрим внесенные изменения более детально.

Сроки хранения по видам документации

Специалисты Росархива подготовили разъяснения, в которых изложены изменения 2020 года, внесенные в правила хранения, которые подлежат обязательному выполнению в 2021 году. В частности, декларации по налогам и счета-фактуры юридических лиц требуется хранить дольше. Корректировки в сроках хранения остальных документов приводятся ниже.

Документы учета налогов:

  • счета-фактуры – увеличение на год – с 4-х до 5-ти;
  • сведения о доходах персонала, предоставляемые в налоговые органы – снижение до 5 лет (ранее документы требовалось хранить 75 лет);
  • учетные книги по доходам и расходам хозяйствующих субъектов (ИП и ООО) на упрощенке – снижение до 5 лет, до внесения изменений предусматривалось постоянное хранение;
  • расчеты по взносам на страхование сотрудников юрлиц– увеличение до 50/75 лет в зависимости от даты времени составления документации (соответственно – с 2003-го и до 2003-го года);
  • карточки индивидуального учета выплат по страховым взносам – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки продлены до 50/75 лет (определяется по принципу, аналогичному описанному выше для расчетов по страховым взносам);
  • декларации по налогам и обязательным сборам, предоставляемые в ФНС – увеличение с 5 до 6 лет;
  • переписка с налоговыми органами в случае несогласия налогоплательщика со сведениями инспекторов – увеличение с 5 до 6 лет.

Документация бухучета

  • документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах – увеличение до 10 лет при условии возмещения ущерба.

    В случае возбуждения уголовных дел документация хранится до момента принятия итогового решения;

  • документы о выплате зарплаты и прочих выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов).

    При их отсутствии сроки возрастают до 50/75 лет в зависимости от времени составления документов по описанному выше принципу.

Документы кадрового делопроизводства

  • приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года – с 5-ти до 3-х;
  • заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
  • документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
  • учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы – увеличение с до 5 лет;
  • документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
  • графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2015 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Нормативные сроки хранения документации

В результате внесенных изменений актуальные сроки хранения наиболее распространенных разновидностей учетных документов – по налогам, бухгалтерии и кадрам – приобрели следующий вид.

Налоговая документация:

  • документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
  • расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
  • счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
  • журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
  • книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
  • документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.

Бухгалтерская документация:

  • первичная документация – как минимум, 5 лет по завершению отчетного периода;
  • регистры бухучета –как минимум, 5 лет (дополнительное требование – проведение проверки или ревизии по отчетному году);
  • внутренняя документация по учетной политике –как минимум, 5 лет (срок начинается календарным годом последнего использования документов).

Кадровая документация:

  • по персональному составу компании (при оформлении до 2003 года) – 75 лет с момента составления;
  • по персональному составу компании (при оформлении с 2003 года) – 50 лет с момента составления;
  • не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию – 75 лет;
  • на премировании работников компании – как минимум, 5 лет;
  • коллективные трудовые соглашения – как минимум, 10 лет;
  • штатное расписание по предприятию – до закрытия юридического лица или прекращения им деятельности;
  • календарный график выхода персонала в отпуск– как минимум, 3 года с даты прекращения действия документа;
  • личная кадровая документация на сотрудника (оригиналы) – до непосредственного востребования, как максимум – 75/50 лет (с учетом времени оформления).

Действия после завершения срока хранения

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию.

Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию.

Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

Уничтожение документов может осуществляться двумя способами:

  • передача в утилизацию (переработку), которая подкрепляется оформлением накладной. В ней указывается дата передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельное уничтожение– сжигание, измельчение шредером, выбрасывание в качестве бытовых отходов и т.д.

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

С начала 2020 года правила хранения налоговой документации регламентируются не только требованиями Налогового кодекса, но и положениями нормативных актов Росархива. Исходя из подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.

Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.

Особенности хранения документов бухучета

Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.

Исключение составляют те документы бухучета, которые должны быть сохраняться, пока организация ведет свою деятельность. Пункт 1 ст.

29 устанавливает конкретные сроки по всем видам бухгалтерских документов. Они соответствуют действующим правилам государственного архивного дела.

Поэтому с 18 февраля 2020 года сроки устанавливаются Федеральным Архивным Агентством. Они не должны быть меньше 5 лет.

Особенности хранения кадровой документации

При определении сроков хранения документов кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться п. 8 раздела II Приказа Росархива №236. Сюда относится документация следующего характера:

  • различные виды договоров – трудовые, гражданско-правовые, авторского заказа;
  • личные карточки персонала организации;
  • оригиналы персональной документации, не востребованные сотрудниками при прекращении трудовых отношений.

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2003 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2003 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

  • о взысканиях дисциплинарного характера– 3 года;
  • заявления о предоставлении документов, касающихся работы – как оригиналов, так и копий – 1 год;
  • документы учета вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – 45 лет.

Работодатели имеют право хранить в организации копии личных документов только в случае получения согласия на обработку персональных данных со стороны сотрудника.

Санкции за нарушение хранения

Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период.

В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб.

Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.

Статье 15.11 КоАП РФ предусматривает административную ответственность должностных лиц за грубые нарушения правил хранения и учета бухгалтерской документации. В качестве наказания применяется штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

В случае повторного нарушения сумма штрафа возрастает в два раза. В ряде случаев применяется дисквалификация должностных лиц сроком на 1-2 года. Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб.

, которые выносятся в качестве наказания при нарушении правил хранения документации в архиве.

_______________________________

Статья из нашего блога: https://uchet.ru/stati/novye-sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2020-godu/

Знающий юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: